Azubiheft - Das Ende der Zettelwirtschaft

Digitalisierung der Berichtshefte


Annika Dollinger - Werkstudentin

Als stark digitales Unternehmen begrüßen wir jede Möglichkeit der Digitalisierung von Prozessen und Abläufen, um die Arbeit unserer Mitarbeitenden angenehmer zu machen und nachhaltiger zu gestalten. Das neue Angebot der Kammern, das die elektronische Führung der Berichtshefte der Azubis möglich macht, haben wir in der Raumschmiede deshalb natürlich sofort ergriffen. Unsere Werkstudentin Annika hat sich daran gemacht, eine Softwarelösung zu finden, die allen unseren Anforderungen und denen der Kammern gerecht wird und die Berichterstattung für die Azubis optimal gestaltet.

Das Ergebnis ihrer Suche: Die Software Azubiheft. 

Das kann Azubiheft 

Azubiheft ermöglicht es unseren Auszubildenden, alle Ausbildungsinhalte und Tätigkeiten online zu erfassen und diese dann direkt an die jeweiligen Ausbilder zur Überprüfung zu senden. Die Ausbilder können dann den Bericht durch einen Klick annehmen oder mit Kommentaren versehen zur Korrektur zurückschicken. Alle Berichtshefteinträge werden übersichtlich dargestellt und die Auszubildenden bekommen Erinnerungen per E-Mail oder Push-Nachricht bei verpassten und fälligen Einträgen. Auch unsere Ausbilder können Benachrichtigungen für zu überprüfende Berichte einstellen und ersparen sich so viel Zeit und Aufwand. Dabei kann das modern gestaltete Programm nicht nur am Computer über den Browser genutzt werden, sondern auch ganz einfach über eine App am Smartphone oder Tablet.


Doch die Funktionen, die uns am meisten überzeugt haben, sind die zubuchbaren Add-Ons. Für uns in der Raumschmiede ist eine gesunde Feedbackkultur elementar und wir wollen auch unseren Auszubildenden die Chance geben, ihre Meinung zu äußern und über ihre Erfahrungen in den Abteilungen zu berichten. Nach Festlegung der Abteilungseinteilung in der Einsatzplanung bietet Azubiheft die Möglichkeit, Feedbackbögen zu erstellen, die automatisch bei Wechsel der Abteilung ausgelöst werden. So hat jeder unserer Auszubildenden die Möglichkeit, der durchlaufenen Abteilung Feedback zu geben und von dieser zu erhalten. Das hilft uns, Prozesse und Ausbildungsinhalte gegebenenfalls anzupassen und die Erfahrung für die nächsten Auszubildenden zu optimieren. 

Einige Nachteile 

Eine Lösung, die es ermöglicht, die Berichtshefte direkt an die Kammern zu schicken und dabei von unseren zuständigen IHKs unterstützt wird, haben wir leider nicht gefunden. Die Berichtshefte müssen deshalb von uns als PDF heruntergeladen und anschließend im Portal der Kammern wieder hochgeladen werden. Dies kostet Zeit und unnötigen Aufwand. Zudem ist die Einarbeitung für die verantwortliche Person zeitaufwendig, da nicht alle Funktionen und Einstellungen intuitiv sind. Während Grundeinstellungen wie das Anlegen von Auszubildenden leicht zu verstehen sind, ist beispielsweise das Erstellen und automatische Auslösen von Feedbackbögen etwas aufwendiger. Doch mithilfe der bereitgestellten Online-Anleitungen im Videoformat ist auch das zu meistern.  

Das denken die Azubis 

Trotz dieser zwei Nachteile überzeugt Azubiheft mit den Funktionalitäten und macht uns allen das Leben leichter. Unsere neuen Auszubildenden, die im September gestartet sind, durften direkt mit Azubiheft einsteigen und sind begeistert. 

Ich habe ein kleines Interview mit unseren Azubis Leo und Kai geführt, um herauszufinden, wie Azubiheft den Auszubildenden weiterhilft. 

Erzähle doch mal in 3-4 Sätzen, was Azubiheft dir für Nutzen bringt. 

Ich finde, es spart Arbeit und Papier, weil man keinen Ordner mitnehmen und überall mit hinschleppen muss. Ein weiterer Punkt ist, dass man von überall schreiben kann – in der Schule, zu Hause oder im Betrieb – und nicht immer seinen Ordner dabeihaben muss. Das dritte ist die Organisation: Man hat alles online und findet die Sachen einfacher, weil Azubiheft alles durchstrukturiert und mit den Wochenanzeigen sofort sichtbar wird, was noch fehlt. - Kai 

Was findest du an Azubiheft am besten? 

Am Azubiheft finde ich das Beste, dass ich eine Übersicht habe über all meine Berichtshefte und dass ich direkt sehe, welche ich schon geschrieben habe, welche schon abgegeben sind und welche noch in der Kontrolle sind. Auch nützlich ist, dass man immer benachrichtigt wird, wenn mal wieder eine Abgabe fällig ist. - Leo 

Würdest du Azubiheft weiterempfehlen?

Auf jeden Fall, vor allem weil es auch für die Leute, die das Berichtsheft trotzdem noch auf Papier haben wollen, die Druckfunktion gibt. - Kai 

Ich würde das Azubiheft auf jeden Fall weiterempfehlen, weil man eine gute Übersicht über seine ganzen Berichtshefte hat und auch viel besser am Berichteschreiben dranbleibt, weil man immer benachrichtigt wird. - Leo 

Nach dem erfolgreichen Testlauf geben wir nun allen unseren Auszubildenden die Möglichkeit, das Programm zu nutzen und damit der Zettelwirtschaft ein Ende zu bereiten. 

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Eine zweite Chance geben